Guia Completo para Fazer Contabilidade Empresarial de Forma Eficiente

A contabilidade empresarial é uma das áreas mais fundamentais dentro de qualquer organização, independentemente do seu porte ou segmento. Ela é responsável por registrar, analisar e interpretar todas as informações financeiras da empresa, garantindo que as decisões estratégicas sejam embasadas em dados precisos e confiáveis. Mas como fazer contabilidade empresarial de forma correta? Quais são os princípios que você deve seguir? Quais ferramentas utilizar e quais erros evitar? Neste guia completo, você encontrará um material detalhado e abrangente para entender e aplicar a contabilidade em sua empresa de forma eficaz e profissional.

O que é contabilidade empresarial?

A contabilidade empresarial pode ser definida como o conjunto de procedimentos e técnicas utilizadas para organizar, registrar e controlar as operações financeiras de uma empresa. O principal objetivo da contabilidade é gerar informações úteis para a tomada de decisões, planejamento financeiro, cumprimento de obrigações fiscais e avaliação do desempenho econômico e financeiro da organização.

Ela proporciona uma visão clara da situação patrimonial da empresa, permitindo que os gestores compreendam o que está acontecendo dentro do negócio e possam agir estrategicamente para garantir sua sustentabilidade e crescimento.

Importância da contabilidade para as empresas

A contabilidade não serve apenas para cumprimento de obrigações legais ou fiscais. Ela é uma ferramenta gerencial poderosa, que auxilia os empresários a:

• Entender o fluxo de caixa: Controlar as entradas e saídas de recursos financeiros para evitar problemas de liquidez;
• Planejar investimentos: Identificar quando a empresa tem capacidade financeira para realizar investimentos ou precisar de capital externo;
• Controlar custos e despesas: Avaliar onde o dinheiro está sendo gasto para otimizar os recursos;
• Calcular lucros e prejuízos: Saber exatamente se o negócio está sendo rentável ou não;
• Atender às exigências legais: Elaborar demonstrações financeiras e declarações fiscais conforme as normas vigentes;
• Facilitar a obtenção de crédito: Ter um histórico financeiro organizado apresenta credibilidade para bancos e investidores;
• Evitar fraudes e erros contábeis: Ter controles adequados protege o patrimônio da empresa.

Passo a passo para fazer contabilidade empresarial

Agora vamos ao passo a passo para você implementar a contabilidade em sua empresa ou aprimorar a que já existe.

1. Entenda o regime tributário da empresa

Antes de começar qualquer registro contábil, é fundamental conhecer o regime tributário em que a empresa está enquadrada. No Brasil, os principais regimes são:

• Simples Nacional: para micro e pequenas empresas, com tributação simplificada;
• Lucro Presumido: regime baseado em margem de lucro estimada para cálculo de impostos;
• Lucro Real: regime que exige apuração do lucro real, com maior complexidade e detalhamento.

Sabendo o regime, você pode organizar a contabilidade conforme as obrigações específicas, evitando multas e penalidades.

2. Organize a documentação financeira

A contabilidade começa com a coleta e organização dos documentos que comprovam as transações financeiras da empresa. Entre os principais documentos, estão:

• Notas fiscais emitidas e recebidas;
• Recibos e comprovantes de pagamento;
• Extratos bancários;
• Contratos e acordos comerciais;
• Folha de pagamento.

Manter esses documentos organizados facilita a contabilização e a declaração de impostos.

3. Registre as operações financeiras

O próximo passo é o registro detalhado de todas as operações, conhecido como escrituração contábil. Existem algumas ferramentas para isso, que vão desde cadernos manuais, planilhas eletrônicas até sistemas de gestão ou softwares contábeis automatizados.

É importante que o registro seja feito com rigor, detalhando a natureza da operação, valor, data e partes envolvidas. Os principais livros contábeis são:

• Livro Diário: onde todas as operações são lançadas cronologicamente;
• Livro Razão: que organiza as informações do Livro Diário por contas contábeis.

4. Classifique as contas contábeis

As contas contábeis são categorias que agrupam as operações para facilitar a análise financeira. Elas são divididas em:

• Ativo: bens e direitos da empresa, como caixa, estoques e contas a receber;
• Passivo: obrigações e dívidas;
• Patrimônio Líquido: capital próprio investido na empresa;
• Receitas: ganhos obtidos com vendas ou serviços;
• Despesas: gastos que impactam na operação, como aluguel e salários.

Essa estrutura conta também com um plano de contas, que deve ser adequado ao ramo da empresa para facilitar a análise.

5. Apure resultados e prepare demonstrações financeiras

Com os dados organizados e classificados, você poderá apurar os resultados do negócio. É nesse momento que o contador elabora as demonstrações financeiras essenciais, que são:

• Balanço Patrimonial: mostra a situação financeira da empresa em um determinado momento;
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): apresenta lucros e perdas em um período;
• Fluxo de Caixa: demonstra as entradas e saídas de dinheiro para gestão diária;
• Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL): detalha alterações no patrimônio próprio da empresa.

Essas demonstrações permitem uma análise apurada do desempenho e saúde financeira da empresa.

6. Faça a entrega das obrigações acessórias

Além da gestão interna, a contabilidade empresarial também tem que cumprir obrigações fiscais e contábeis junto aos órgãos governamentais. Entre as principais obrigações, estão:

• SPED Contábil: envio do arquivo digital dos livros contábeis;
• Declarações do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ, caso aplicável);
• Guia de Recolhimento do FGTS e INSS para empregados;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

Manter o controle e envio correto dessas obrigações evita problemas com o fisco e autuações.

Ferramentas e tecnologias para facilitar a contabilidade

Com a evolução tecnológica, existem muitos recursos que facilitam o trabalho contábil nas empresas, tais como:

• Softwares de contabilidade: sistemas integrados para lançar, processar e gerar relatórios automaticamente;
• Sistemas de gestão empresarial (ERP): que integram várias áreas, como vendas, compras, estoque e contabilidade;
• Planilhas eletrônicas: ferramentas flexíveis para controlar custos e receitas, embora exijam atenção e conhecimento;
• Aplicativos de banco online: acesso rápido aos extratos e movimentações financeiras;
• Serviços de contabilidade online: que usam cloud computing para agilizar processos e reduzir custos.

O ideal é escolher a ferramenta que melhor se adapta ao tamanho, complexidade e necessidade da sua empresa, e manter a equipe capacitada para utilizá-la corretamente.

Erros comuns na contabilidade empresarial e como evitá-los

Mesmo com todo cuidado, alguns erros podem ocorrer e prejudicar a qualidade da contabilidade. Conheça os principais e como evitá-los:

• Falha na organização da documentação: perder ou não arquivar documentos pode dificultar comprovações e auditorias. Utilize sistemas de arquivo físico e digital e seja disciplinado;
• Lançamentos incorretos ou incompletos: erros em valores ou informações podem distorcer resultados. Sempre revise e cheque os dados;
• Desconhecimento das normas contábeis e fiscais: estar atualizado com as leis é fundamental para adequar os procedimentos;
• Falta de planejamento tributário: pode levar a pagar mais impostos do que o necessário. Conte com auxílio técnico para planejar;
• Não realizar conciliações bancárias: confrontar extratos bancários com os registros contábeis evita fraudes e erros;
• Deixar de emitir demonstrações financeiras periódicas: isso prejudica o acompanhamento do desempenho da empresa;
• Não separar finanças pessoais e empresariais: misturar as contas põe em risco a precisão dos dados e a saúde do negócio.

Conclusão

Fazer a contabilidade empresarial não é apenas uma obrigação legal, mas uma atividade estratégica que pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu negócio. Com um processo organizado, registros precisos, acompanhamento constante e análise correta dos dados, é possível tomar decisões mais acertadas, assegurar a saúde financeira e impulsionar o crescimento da empresa.

Invista em conhecimento, use ferramentas adequadas e, se necessário, conte com o apoio de profissionais especializados. Assim, sua contabilidade será um verdadeiro aliado na jornada empreendedora, proporcionando tranquilidade e solidez para o seu negócio.

Agora que você tem um guia completo sobre como fazer contabilidade empresarial, que tal colocar em prática esses passos hoje mesmo? Organize sua empresa, evite erros e prepare-se para crescer de maneira estruturada e segura.